De nieuwe regeling

In dit blog neem ik me mee op reis in de nieuwe regeling. Ik laat je de grootste verschillen zien die de nieuwe regeling in zich heeft en de potentiele kansen die dit biedt! Kansen zeg je? Ja, kansen! Met een goede implementatie en een open cultuur kun je afwijkingen al vroegtijdig ontdekken en zo reputatie dan wel financiële schade beperken.

Per december 2021 gaat de nieuwe regeling omtrent Klokkenluiders in. Deze klokkenluidersregeling is van toepassing op alle bedrijven met meer dan 50 medewerkers en heeft verstrekken gevolgen. Iedereen wordt geconfronteerd met de nieuwe klokkenluiderswetgeving.

Deze regeling gaat veel verder dan alleen maar schrijven van procedures en werkinstructies. De nieuwe klokkenluidersregeling betreft alle stakeholders zowel intern en extern en de klokkenluidersregeling gaat over alle gebieden waar de organisatie mee te maken krijgt. Het in kaart brengen van de context van de organisatie is een goed hulpmiddel om hiermee van start te gaan. Het betreft dus niet alleen de van oudsher vaak benoemde gebieden van fraude of financiën. Het betreft nu echt alles waar de organisatie mee te maken heeft en waarbij het publieke belang gediend wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan gebieden als Health & Safety (EHS) of de afdeling kwaliteit, al deze onderwerpen vallen nu ook onder deze regeling voor klokkenluiders.

2 belangrijke definities

Wie is een klokkenluider? Een klokkenluider is een persoon die werkzaam is in de private of publieke sector die, door middel van een “werkgerelateerde context”, informatie heeft verkregen over een inbreuk op de wet of interne procedures. Zowel medewerkers die nu in dienst zijn als oud-medewerkers die na hun dienstbetrekking nog een melding doen.

Wie is een facilitator? Een facilitator is een persoon die de klokkenluider helpt bij het melden van een inbreuk of die banden heeft met de klokkenluider en daarom waarschijnlijk te maken krijgt met vergelding in een werkgerelateerde context. Hieronder vallen ook aan de melder verbonden derden en rechtspersonen die in een werkgerelateerde context met de klokkenluider zijn verbonden.

De 13 belangrijkste wijzigingen

Bescherming – Wie wordt beschermd?

Als ondernemer moet je bescherming bieden aan klokkenluiders die meldingen maken van incidenten die schade berokkenen aan het publieke domein, en aan die degene die geholpen hebben bij de melding. De zogenaamde facilitator.

Dit moet betrekking hebben op:

• Medewerkers van welke aard dan ook
• Eigen baas
• Aandeelhouders en personen die tot het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan behoren, inclusief niet-uitvoerende leden, vrijwilligers en betaalde / onbetaalde stagiaires
• Alle personen die werken onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers.

Bescherming – Wanneer wordt er bescherming geboden?

In vorige paragrafen hebben we gesproken over meldingen ombuigen naar positieve intenties zodat vroegtijdige meldingen reputatieschade kunnen voorkomen. Uiteraard is er hier geen sprake van bescherming. Om voor bescherming in aanmerking te komen, moeten klokkenluiders redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de informatie die zij melden waar is. Het is ook belangrijk dat de klokkenluider de juiste procedure volgt. Dit kunnen interne of externe rapportages zijn. De motivatie van medewerkers kan verschillend zijn om meldingen te maken. Hoewel de motieven vaak terug te herleiden zijn naar de basisbehoeften van de mensenmag het niet uitmaken waarom medewerkers de melding maken – de motieven zijn irrelevant voor bescherming.

Represailles zijn verboden

De ondernemer mag op geen enkele wijze gebruik maken van represailles, ook niet van directe of indirecte dreiging of vergelding. De klokkenluider mag op geen enkele wijze nadelig bedeelt worden, het zelfde geldt overigens voor de facilitator. Belangrijk om te weten is dat de bewijslast voor vergelding bij de werkgever ligt.

Welke issues moeten er minimaal gerapporteerd worden?

We hebben al aangegeven dat er over veel zaken gerapporteerd kunnen worden om vroegtijdig schade te voorkomen. Als we naar de zwart witte interpretatie van de wet kijken dan moet de klokkenluider een melding doen zodra er afgeweken wordt van de wet en waarbij schade op kan treden voor het publieke belang.

Rapportagekanalen – Interne rapportage

Er moet een systeem van meldingen opgezet worden waarbij de klokkenluider terecht kan op een veilige manier. Het is goed om na te denken welke mogelijkheden de eigen organisatie hiervoor kan bieden of dat er gezocht moet worden naar een externe vertrouwens persoon. 

Ondernemers met 50 of meer werknemers moeten beveiligde interne meldingskanalen opzetten. Ondernemers met tussen de 50 en 249 werknemers mogen middelen delen over bepaalde aspecten van de interne meldingsmechanismen, met betrekking tot de ontvangst van meldingen en eventueel uit te voeren onderzoek.

Indien een ondernemer minder dan 50 medewerkers heeft maar waarbij het risico op wangedrag bestaat kan het zijn dat er ook verwacht wordt dat er een interne klokkenluiders procedure verwacht wordt. Dit kunnen bijvoorbeeld bedrijven zijn in de financiële dienstverlening, transport of milieubeschermingsactiviteiten.

Rapportagekanalen – Externe rapportage

Er kan gekozen worden voor een externe rapportage wanneer intern de organisatie niet in staat is om de rapportage te verzorgen. Het kan ook zo zijn dat de verwachting is dat de interne kanalen niet gaan werken naar behoren en dat er daarom naar een externe partij uitgeweken wordt.

Net als bij interne rapportage, moet een ontvangstbevestiging binnen 7 dagen worden gegeven, maar de klokkenluider kan verzoeken om geen ontvangstbewijs te ontvangen als dit het risico zou kunnen vormen dat zijn identiteit wordt onthuld. Feedback over de follow-up moet binnen 3 maanden worden gegeven, of 6 maanden met motivering. De uiteindelijke uitkomst van het onderzoek wordt aan de klokkenluider te worden meegedeeld.

Belangrijk om te weten is dat als een melding niet gegrond wordt verklaard dat er dan geen recht is op bescherming van de klokkenluider.

Namen van klokkenluiders en beschuldigden moeten worden beschermd

De klokkenluider zijn of haar identiteit wordt vertrouwelijk behandeld, zonder toestemming mag deze niet openbaar gemaakt worden. Zodra de informatie noodzakelijk openbaar gemaakt moet worden voor het onderzoek moet de klokkenluider wel vooraf geïnformeerd worden.

Rapportagekanalen – gebruik maken van de media

Er kan een mogelijkheid bestaan dat een klokkenluider via de media zijn melding maakt. Ook in dit geval heeft de klokkenluider recht op bescherming. Hier zitten wel een paar voorwaarden aan:

• Ze hebben eerst intern of extern gerapporteerd, maar er is niet tijdig actie ondernomen, of
• Ze hadden redelijke gronden om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of duidelijk gevaar voor het publieke belang vormde, of in het geval van externe rapportage zou dit kanaal onvoldoende zijn, aangezien de kans klein is dat de inbreuk effectief wordt aangepakt, of dat er een risico op vergelding vormen vanwege de bijzondere omstandigheden van de zaak.

Ondersteunende maatregelen

Met deze nieuwe regeling krijgen klokkenluiders, en hun facilatoren, recht op support. Hierbij valt te denken aan:

• Gratis onafhankelijke informatie en advies over beschikbare procedures
• Bijstand van bevoegde autoriteiten met betrekking tot bescherming tegen vergelding
• Toegang tot rechtsbijstand, juridisch advies en juridische bijstand

Aansprakelijkheid

Zodra de klokkenluider op de juiste manier verslag uitbrengt dan heeft hij geen aansprakelijkheid.

Schadeloosstelling voor vergelding

Klokkenluiders mogen geen schade oplopen door vergelding van zijn melding. Zodra de klokkenluider nadelen ervaart van de melding is het zaak deze te compenseren. Nadelen kunnen zowel financieel als niet financieel zijn.

Sancties – Hinderende klokkenluiders

Om pogingen te voorkomen om het melden van klokkenluiders te stoppen en om represailles te voorkomen moeten er sancties opgelegd kunnen worden. Deze sancties gelden voor mensen die:

• de melding belemmeren of proberen te belemmeren;
• vergeldingsmaatregelen nemen tegen klokkenluiders;
• ergerlijke procedures tegen klokkenluiders aanspannen;
• hun plicht om de vertrouwelijkheid van de identiteit van klokkenluiders te bewaren, schenden. 

Zodra uit onderzoek blijkt dat de klokkenluider met opzet valse informatie heeft verstrekt kan de klokkenluider worden bestraft.

Documenteren

Alle meldingen zullen gedocumenteerd worden zodat de meldingen allemaal vast komen te liggen. Dit moet op een wijze gebeuren waarbij de vertrouwelijkheid gewaarborgd blijft.

Implementatie december 2021

Er is nog tijd tot december 2021 om deze regeling in de organisatie te implementeren. Voor sommige bedrijven is dit een proces wat van begin tot einde ingeregeld moet worden en voor andere, grotere, bedrijven is dit proces wellicht al ingericht op basis van de oude regelgeving. Bij het opstellen van de strategie en de doelen van de organisatie is hierbij wellicht al regeling gehouden voor 2021 en andere zullen door de nieuwe klokkenluidersregeling zich overvallen voelen.  Voor de grotere bedrijven vraagt dit om risicomanagement om een GAP analyse op te stellen om zo de tekortkomingen ten opzichte van de nieuwe klokkenluiders regeling in kaart te brengen.

Intentie van de regeling

De intentie van de klokkenluidersregeling is om medewerkers en organisaties te helpen zodat alle issues die kunnen leiden tot reputatieschade gemeld worden door een klokkenluider. In het verleden was de focus van risicomanagement vooral gericht op de financiële aspecten van een organisatie maar meer en meer zie je dit verschuiven naar alle risico’s die kunnen opduiken waardoor de strategische doelen van een organisatie in gevaar komen. Het tijdperk van lijstjes in te vullen om compliant te zijn ligt achter ons bedrijven moeten bewegen naar: The right thing to do! De organisatie moet vanuit de basis willen opereren op een eerlijke en gelijkwaardige manier, dit begint dus met de ‘toon aan de top’.

Cultuur is belangrijk!

De focus van bedrijven die nu aan de slag gaan met deze nieuwe klokkenluidersregeling moet dus liggen op gedragsverandering en cultuurverbetering van de organisatie.

Studies naar klokkenluiders hebben uitgewezen dat potentiële klokkenluiders vaak hun mond houden omdat ze bang zijn voor represailles of dat ze niet serieus genomen worden. Dit zijn cultuur issues die in veel organisaties voorkomt. Een gezonde klokkenluiderscultuur is een cultuur van een veerkrachtige organisatie waarin mensen vragen durven stellen in een veilige omgeving.  

Zorg ervoor dat je medewerkers eigenaarschap voelen voor de taken en verantwoordelijkheden in hun werk, hierdoor zullen ze sneller geneigd zijn om al vroeg in het proces aan de bel te trekken. Indien mensen zich veilig genoeg voelen om af te stemmen of een bepaalde gang van zaken mogelijk schade kan opleveren voor het publieke domein dan kunnen grote claims al vroeg voorkomen worden. Ook hier geldt; beter vroeg dan laat. Hiervoor moet je wel een goede relatie met medewerkers voor hebben opgebouwd waarbij vertrouwen de basis is.

Toon aan de top

Goed voorbeeld doet goed volgen dus ook vanuit het management is het belangrijk om het gedrag te laten zien wat past bij een organisatie die op een eerlijke en gelijkwaardige manier wil acteren. Zorg er dus voor dat de implementatie van deze klokkenluidersregeling geen kwestie wordt van lijstjes invullen maar zet een goed werkend mechanisme op. Door dit leiderschap van het management zullen stakeholders zich veilig genoeg voelen om compliance vragen te stallen. Creëer een cultuur met ethiek en een compliance gedachte en toon het bij behorende gedrag. Maak het spreken over afwijkende zaken tot de normaalste zaak van de dag. Klokkenluiders gaan niet alleen over enorm grote issues maar ook over kleine dingen en verbeterpunten. Ook door deze kleine puntjes in ogenschouw te nemen kan reputatieschade op een later moment voorkomen worden.

Hoe sneller je op de hoogte bent, hoe sneller je kunt acteren. Als kleine ondernemer zul je deze klokkenluidersregeling als snel meer interpreteren als governance maar grote bedrijven kunnen hun focus hiermee echt leggen op het kweken van een open cultuur. Draai de negatieve connotatie van het woord klokkenluider tot iets positiefs. Vind een mechanisme waardoor mensen durven te praten. Gebruik dus geen woorden als klachten of klokkenluider, gebruik juist woorden als verbeterpunten of iets dergelijks.

Medewerkers willen zich veilig voelen op het moment dat ze met informatie komen. Dit betekent dat het duidelijk moet zijn voor de klokkenluider wie er wat doet met de gelekte informatie. Het ontbreken van deze duidelijkheid kan voor een klokkenluider al een reden zijn om zijn mond te houden.

Infrastructuur is beslissend voor aanpak

Bij kleine bedrijven is de infrastructuur vaak niet aanwezig om een goed systeem in te richten, het uitbesteden hiervan aan een ‘speak up line’ is dan een makkelijke oplossing. Bij grote bedrijven is vaak wel een team van compliance managers aanwezig die de taak kunnen oppakken. In de nieuwe klokkenluiders regeling is een feedback mechanisme opgenomen. Het is verplicht gesteld op op twee momenten de klokkenluider te laten weten dat er iets gedaan wordt met zijn informatie. Dit is erg belangrijk voor het vertrouwen en het gevoel ‘er toe doen’ van de klokkenluider. Er zijn twee feedback momenten ingebouwd te weten; direct na de melding en na 90 dagen. De klokkenluider leert dan dat hij serieus genomen wordt.

Ook organisaties dienen te leren van iedere melding die een klokkenluider doet. Dit betekent dat organisaties de mogelijkheid kunnen gebruik om de klokkenluiders informatie anoniem te delen in bijvoorbeeld trainingen, compliance rapporten op te stellen waarbij ook de ondernomen acties vermeld worden en waarbij niet vergeten mag worden om de medewerkers te bedanken voor hun input om de organisatie te verbeteren. Met iedere fout kan geleerd worden om te verbeteren op gebied van ethiek en governance.

Om de gestelde doelen te bereiken is het belangrijk dat het topmanagement het goede voorbeeld geeft. Het voorbeeldgedrag zal gekopieerd worden door de medewerkers. Zorg er ook voor dat het middenmanagement goed getraind wordt op deze regeling zodat ze een goede ondersteunende factor kunnen zijn voor klokkenluiders. Help mensen door ze trainen, dit helpt ook bij het bouwen aan vertrouwen. In de hele organisatie zal namelijk een cultuur omslag moeten ontstaan om meer risicogestuurd te werken.

Historie

De weg naar de klokkenluidersbescherming 2020 in de EU:

• Vóór april 2018: klokkenluiders waren in slechts enkele EU-lidstaten voldoende beschermd. Door het ontbreken van duidelijke beschermingsmechanismen zijn slechts enkele medewerkers bereid wangedrag in bedrijven te melden;
• April 2018: EU-Commissie lanceert een voorstel voor een richtlijn gericht op het bieden van uniforme bescherming voor klokkenluiders;
• Maart 2019: “Voorlopig akkoord” werd bereikt tussen de EU-staten en het Europees Parlement;
• 16 april 2019: het Europees Parlement heeft regelgeving aangenomen voor de bescherming van klokkenluiders in de hele EU;
• Oktober 2019: officiële goedkeuring van de richtlijn door de EU-Raad;
• 16 december 2019: in werking getreden als richtlijn 2019/1937;
• December 2021: Deadline voor implementatie van de richtlijn door EU-lidstaten in nationale wetgeving .

10 jaar geleden was het vooral het evalueren van klachten welke leiden tot financieel impact wat onderzocht werd. Denk hierbij aan klokkenluiders onderwerpen als omkoping en fraude, de typisch witteboordencriminaliteit. Anno 2021 is de klokkenluidersregeling er veel meer op gericht op het voorkomen van reputatie risico’s. In het publieke domein zijn legio voorbeelden van reputatie schade die tot grote verliezen hebben geleden.

Het is dus van belang om de shift van het oude naar het nieuwe denken om te turnen en hier resources op in te zetten. Sommige organisaties zijn al redelijk volwassen in het uitvoeren van gedegen onderzoek binnen de organisatie en er zullen nog vele andere zijn die zich hier nog in moeten ontwikkelen. Zorg ervoor dat de initiële triage van het onderzoek gegrond uitgevoerd wordt. De resources zijn vaak maar beperkt, dus doe het goed!

Hoe ver ben jij al met de implementatie?

Bekijk ook hoe goed is jouw organisatie in staat om dit onderzoek te doen? Is er geen conflict of interest? Ben je wel onafhankelijk genoeg? Als je het onderzoek intern wil doen moet je goed bedenken of er geen dubbele petten gedragen worden en of mensen dit wel naast hun dagelijks werk kan doen. Het uitbesteden van dit proces is ook mogelijk, bedenk daarom goed wie de beste resource is om dit onderzoek te doen!

Conclusie

De nieuwe regeling heeft dus heel wat voeten in aarde en is een stuk volwassener geworden. Dit betekent voor kleine bedrijven dat een grote sprong gemaakt moet worden en voor grotere bedrijven zal dit over het algemeen wat minder zijn. Het inbedden van een open en veilige cultuur kan echt grote voordelen bieden in het geval van klokkenluiders.

Indien het lukt om deze cultuur te creëren en mensen zich veilig te laten voelen om meldingen te doen kun je als ondernemer/onderneming vroegtijdig inspringen op situatie die zouden kunnen leiden tot enorme reputatie schade!

Weet jij al waar de klepel hangt? Nee? Dan help ik je graag met de implementatie. Aarzel niet om mij te bellen om eens vrijblijvend te sparren over implementatie.

Wil je op de hoogte blijven van meer van dit soort blogs? Meld je dan nu aan voor onze nieuwsbrief of volg ons op Instagram.