Hoe crisis je kansen geeft!

Crisis en kansen gaan niet goed samen, denk je? Ik kan je verklappen dat dit wel het geval is. In dit blog neem ik je mee en bespreek ik de mogelijkheden hoe je zelf, als persoon, een crisis beter kun handelen en als organisatie. Organisatie resilience, ook wel veerkracht genoemd, is goed te organiseren als je al vroegtijdig hebt voorbereid. Ook als je dit niet hebt gedaan staat deze blog vol met tips om om te gaan met de crisis. Gebruik de voorbereidingstips vooral ook! De volgende zwarte zwaan zou zomaar eens dichterbij kunnen zijn dan je denkt!

Podcasts

Luister ook eens naar bovenstaande podcasts! Ik heb inspirerende gesprekken opgenomen met ondernemers in een crisis situatie en ze vertellen jou hoe de crisis hun kansen heeft gegeven. Mooie verhalen waarbij persoonlijk leiderschap en veerkracht gevolgd wordt door organisatie veerkracht. Ik ben heel trots op de verhalen die mijn gasten over dit onderwerp hebben gedeeld.

Wat is een crisis?

Een crisis is elke gebeurtenis of periode die zal leiden of kan leiden tot een onstabiele en gevaarlijke situatie die een individu, een groep of de hele samenleving treft. Crisissen zijn negatieve veranderingen in de menselijke die zich abrupt aandienen, crisistijd is een tijd van beproeving of een noodgeval waarbijzelfleiderschap en veerkracht erg belangrijk zijn.

Mensen ervaren vaak een natuurlijke weerstand tegen verandering en helemaal als deze de basis van hun bestaan raakt. Denk hierbij aan de piramide van Maslow die uit gaat van de basis behoefte van het bestaan van de mens.

In de huidige tijd leven we in een snel veranderende VUCA wereld (Link maken Tradetracker) Volatility, uncertainty, complexity and ambiguity gaan steeds meer organisaties zich verdiepen in de noodzaak voor een holistische benadering van crisis benadering. Veel elementen worden geïntegreerd in een oplossing die continuïteit van de operatie voor ogen houdt.

Door de dynamiek in de huidige tijd lijken er”nieuwe” soorten crisisgebeurtenis te komen. Deze gebeurtenissen (Covid-19 pandemie of een natuurramp met een enorme impact) hebben de neiging om hun impact op mensen te richten, en brengen drie onderwerpen aan het licht waar het crisisplan van de onderneming rekening mee moet houden. De noodplannen en beheersactiviteiten moeten gericht zijn op:

1. Het proactief voorbereiden van mensen op een crisisgebeurtenis
2. De ondersteuning van mensen tijdens een crisisgebeurtenis
3. Het herstel van mensen na een crisisgebeurtenis

Door elk van deze gebieden afzonderlijk aan te pakken en ze vervolgens gezamenlijk te integreren, ontstaat een crisisplan voor mensen, zodat het personeel van een organisatie in geval van nood zo goed mogelijk wordt voorbereid, beschermd en ondersteund.

De meeste organisaties zouden meteen ook erkennen dat de menselijke factor meteen de meest uitdagende factor is. Er moet vooruitgekeken worden naar het vermogen om medewerkers voor te bereiden, te ondersteunen en te helpen bij het herstellen van een ramp. De impact van een crisis op de medewerkers kan zowel fysieke gevolgen als ook psychologische en emotionele gevolgen hebben. De menselijke factor heeft het potentieel om de terugkeer naar een normale situatie onmogelijk te maken vandaar dat het voor organisaties ook erg belangrijk is om zich hierop te richten. Dit vraagt een juiste leiderschapsstijl waar organisaties op in moeten spelen om veerkracht te bouwen in een organisatie.

CRISIS OF NIET?

Het kan per mens verschillen of je situaties als crisis ervaart. Dit komt door de interpretatie van de verschillende mensen. Het karakter van mensen en hun ervaringen uit het verleden bepalen mede hoe hun veerkracht is. Dat maakt dat sommige mensen een situatie als crisis situatie kunnen ervaren terwijl andere dit anders interpreteren. De ene mens beschikt over meer zelfleiderschap dan de ander. Je kunt jezelf een aantal vragen stellen waardoor je meer inzicht krijgt over jouw eigen capaciteiten?

• Wat is jouw reactie in een crisissituatie?
• Is het een situatie die je ongemakkelijk of ronduit vervelend vindt?
• Ervaar je gevoelens als angst en paniek?
• Reageer je buitenproportioneel op de mensen om je heen?
• Voel je je depressief?
• Verminder je sociale contacten?

Of ben je in staat om jouw gedrag te veranderen om van een negatieve situatie een omslag te maken naar een nieuwe situatie? Zie je kansen en mogelijkheden? Kun je omgaan met de veranderingen die deze kansen bieden? Dit is ook mede afhankelijk van jouw emotionele intelligentie.

Crisis leidt tot verandering

Crisis zal altijd leiden tot een nieuwe situatie, het ‘nieuwe normaal’ mensen kunnen verzet ervaren tegen deze veranderingen omdat ze vinden dat deze veranderingen niet authentiek zijn. Ze worden ongevraagd doorgevoerd en daardoor is het geen keuze meer. Door naar de toekomst te kijken kun je zien waar jouw nieuwe kansen liggen. Het is zinvol om nieuwe doelen te stellen voor jezelf om op die manier de toekomst weer met frisse moed tegemoet te treden.

9 TIPS voor zelfleiderschap bij crisis1.

Crisis een teken?
Crisis kan leiden tot nieuwe kans en mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, probeer deze te zien en jouw kansen te benutten.

Ontwikkel jezelf
Als je nieuwe kansen hebt geïdentificeerd is het wellicht noodzakelijk om jezelf te trainen in nieuwe vaardigheden. Ontwikkel jezelf zodat je klaar bent voor het nieuwe normaal.

Negatieve emoties vermijden
Ervaar jij negatieve emoties ten tijde van een crisis en lukt het je niet meer om deze om te buigen naar iets positiefs. Zoek hulp of een goede coach die jou weer op weg kan helpen naar een nieuwe toekomst.

Reflectie momenten inbouwen
Kijk regelmatig jezelf eens aan in de spiegel en vraag je hardop af of je nog op het juiste pad zit. Ben je nog blij, gelukkig en zit je wel op het juiste spoor?

Voldoen aan behoefte
Zorg altijd voor een goede basis. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de behoeftepiramide van Maslow. De basisbehoefte moeten ingevuld zijn voordat je door kan gaan naar de top van de piramide; zelfontplooiing.

 Ga aan de slag met jouw overtuigingen
Overtuigingen zijn jouw manier waarop je naar de wereld kijkt. Dit is ontstaan door een ervaring uit het verleden. Je hebt een situatie al een paar keer meegemaakt en bent gaan geloven dat het echt waar is geworden. Probeer negatieve overtuigingen om te buigen naar bevorderende overtuigingen.

Emoties
Als je weerstand voelt tegen de verandering die de crisis brengt probeer deze dan om te buigen naar positieve emoties waardoor je de kansen gaat zien.

Benoem de emoties die je ervaart in de crisis
Met het benoemen van de emoties is de eerste stap gezet. Met het uitspreken van de emoties raak je in staat om hierop te reflecteren en ze te reguleren.

Doelen stellen
Mensen die succes hebben in het leven weten wat ze willen. Ze hebben doelen gesteld om deze ook daadwerkelijk te behalen. Beschrijf jouw doelen op een SMART methode. 

Crisis in de organisatie?!

Om goed voorbereid te zijn op een crisis moet een organisatie eigenlijk al vroeg actie ondernemen.  Bij het opstellen van de strategie is het verstandig om uit te gaan van Scenario planning. Hiermee denk je al bij het opstellen van de strategie na over de mogelijke crisis die de organisatie kan treffen. Hier kun je dan tijdig op anticiperen. Ook is de leiderschapstijl  erg belangrijk.  Niet iedereen is ertoe in staat maar met een beetje geluk heeft de organisatie een leider die uitermate geschikt is voor Situationeel leiderschap. De organisatie kan ook buiten crisis werken aan een organisatie cultuur die geschikt is voor de Implementatie risicocultuur.

Als organisatie heb je ook een verplichting om medewerkers zo goed mogelijk voor te bereiden dan wel te begeleiden in tijde van crisis. Zoals eerder aangegeven dienen de crisisplannen van organisaties drie onderwerpen te bevatten;

1. Het proactief voorbereiden van mensen op een crisisgebeurtenis;
2. De ondersteuning van mensen tijdens een crisisgebeurtenis;
3. Het herstel van mensen na een crisisgebeurtenis.

Deze drie onderwerpen moeten individueel aangepakt worden om ze vervolgens als collectief in een holistische crisis stappenplan voor medewerkers uit te rollen. Zo zorg je ervoor dat het personeel van de organisatie zo goed mogelijk is voorbereid, beschermd en gesteund wordt in het geval van crisis. Iedereen ervaart situaties op een geheel eigen manier waardoor de Risicoperceptie van ieder mens verschillend kan zijn.

Het crisis stappenplan voor de organisatie, Stap 1

Stap één: Zorg ervoor dat mensen proactief worden voorbereid op een crisis.

Overleven in een crisis begint met een proactieve voorbereiding van sleutelpersoneel voorafgaand aan een crisisgebeurtenis. Hierbij een aantal stappen die gevolgd kunnen worden om al vroegtijdig en proactief te werken aan een crisis situatie:

1. Ontwerp en implementeer een robuust model voor crisiscommunicatie.

Er moet proactief nagedacht worden over de communicatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vraag met WIE er gecommuniceerd moet worden. zowel interne als externe stakeholders. Het hebben van een goede stakeholdersanalyse is hiervoor een goed hulpmiddel.

Er moet ook nagedacht worden over WAT er gecommuniceerd moet worden, en HOE en WANNEER er gecommuniceerd gaat worden. In ons blog over crisis communicatie staan hierover meer gedetailleerde tips voor communicatie voor zowel tijdens als na de crisis.

2. Identificeer de speciale behoeften van de belangrijkste respons / continuïteit / herstel / personeel. Het begrijpen van de behoeften van personeel op sleutelposities en hun families is belangrijk bij elk crisisgebeurtenis, maar van groot belang bij een crisis welke een grote impact kan hebben op mensen. Vooraf nadenken over wie belangrijk (essentieel) is voor de organisatie om te kunnen blijven doordraaien in een crisis is belangrijk. Er kunnen proactieve voorbereidingen getroffen worden om de kans te vergroten dat deze mensen deelnemen aan de eerste crisis respons, daarna de opbouw en hierdoor word teen effectieve aanpak van de crisis georganiseerd.

3. Beleid voor crisiscompensatie is een onderdeel van de voorbereiding op een crisis moet zijn om ervoor te zorgen dat medewerkers duidelijk begrijpen wat uw organisatie wel en niet zal bieden op het gebied van crisiscompensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit kan voortvloeien uit de strategie sessie over Scenario planning. Het is goed om vooraf het antwoord op de volgende vragen vast te leggen:

1. 1. Hoe lang betaalt worden medewerkers doorbetaald?
   2. Worden medewerkers die thuis werken op dezelfde manier vergoeden als werknemers die naar verwachting zullen deelnemen aan uw rampenbestrijdingsoperaties?
   3. Wat ga je medewerkers bieden tijdens een serieus evenement?
   4. Hoe krijgen medewerkers bij een crisis hulp bij bijzondere situaties? Door een duidelijk begrip van deze en andere beschikbare oplossingen te bieden, krijgen werknemers meer vertrouwen en een groter moreel bij een ramp.

4. Trainingen om medewerkers voor te bereiden op crisis situaties kunnen een kritische rol spelen in de omgang met de crisis. Werknemers moeten weten wat ze wel en niet moeten doen ten tijde van een crisis en welke ondersteuning hen wordt geboden voorafgaand of tijdens een crisis. Zeker als een crisis grote impact heeft op het welzijn van mensen is deze voorbereiding van groot belang.

Het crisis stappenplan voor de organisatie, Stap 2

Stap twee: mensen ondersteunen tijdens een crisisgebeurtenis

De tweede stap bij het maken van een stappenplan is het vaststellen van de structuur die geboden wordt als ondersteuning welke beschikbaar zal zijn voor personeel en hun families tijdens een daadwerkelijke ramp. Hierbij een aantal voorbeelden waar aan gedacht kan worden:

Stel een team samen die het personeel kan ondersteunen bij de reactie op de crisis, continuïteit van de onderneming en de herstelfase van de organisatie. Dit team zal e rook voor kunnen zorgen dat de organisatie proactief is voorbereid om werknemers te helpen bij het omgaan met de emotionele en psychologische gevolgen van een crisisgebeurtenis, logistieke ondersteuning moet bieden aan werknemers (voedsel, onderdak, vervoer, financiën, etc.), en dienen als contactpersoon voor de communicatie met familieleden via het crisis team wat de families ondersteunt

De proactieve voorbereiding en training die wordt geboden in stap één hierboven, in combinatie met de effectieve inzet van de medewerker en familie steun team tijdens een crisisgebeurtenis, zal zowel het organisatorische als het individuele niveau van vertrouwen in het vermogen van de organisatie om te overleven in een noodsituatie vergroten.

Het crisis stappenplan voor de organisatie, Stap 3

De laatste stap is gericht op het nemen van de juiste stappen om mensen zo snel mogelijk te helpen herstellen van de gebeurtenis. Dit is waar u de eerder genoemde psychologische en emotionele gevolgen moet aanpakken. Hier zijn enkele van de belangrijkste stappen die een organisatie kan nemen om haar (en haar mensen) te helpen herstellen van een ernstige crisis:

Begrijp de belangrijkste verschillen in emotionele reactie op crisis, mensen hebben een verschillende emotionele intelligentie.

Mensen hebben de neiging sneller te herstellen van gebeurtenissen die buiten hun macht liggen dan gebeurtenissen die worden veroorzaakt door kwaadwillige acties of menselijke nalatigheid. Maar zelfs overmacht kan ernstige psychologische en emotionele gevolgen hebben, vooral als mensen een gebrek aan voorbereiding. Indien er op een verkeerde manier op de crisis gereageerd wordt door de organisatie kan dit ook leiden tot een langere hersteltijd. De mate van emotionele impact op mensen zal een direct verband hebben met de vereiste ondersteuningsniveaus die de organisatie na een evenement moet bieden.

Bedenk dat in een crisissituatie interne communicatie het meest essentiële onderdeel is van het crisiscommunicatiemodel. Hoewel communicatie met belangrijke klanten, leveranciers en regelgevende instanties belangrijk is in een crisisgebeurtenis, is de belangrijkste communicatie die voor uw eigen mensen. Als bij een ramp niet effectief intern kan worden gecommuniceerd om werknemers op de hoogte en verzekerd te houden, kan elke andere communicatie op de lange termijn een betwistbaar punt worden.

Wees gevoelig voor de negatieve associaties rond de fysieke locatie van een gewelddadig of traumatisch incident. In een zeer emotionele situatie, zoals het meemaken van een rampgebeurtenis uit de eerste hand, kan wat onze zintuigen ervaren ankers creëren voor negatieve neuro-associaties, wat op zijn beurt emotioneel trauma en angst voedt wanneer die ankers vervolgens dagen, maanden of zelfs jaren later worden geactiveerd. Vooral gebruikelijk in crisissituaties is de angst om terug te keren naar de fysieke locatie van een traumatische gebeurtenis. Houd er rekening mee dat voor sommige personeelsleden het terugkeren naar de fysieke locatie van een gebeurtenis professionele begeleiding en tijd nodig kan hebben om de negatieve neuro-associatie effectief opnieuw te kaderen.

En door……

Niets is belangrijker voor het effectief herstellen van een crisis dan het proactief voorbereiden, ondersteunen en helpen van mensen bij het herstellen van een ramp. Als een organisatie niets doet in termen van proactieve voorbereiding en planning, zal het opstellen van een crisis stappenplan voor mensen een lange weg afleggen om ervoor te zorgen dat mensen effectief presteren in een crisis en zo snel mogelijk herstellen van de crisis. Zelfs in een situatie waarin er onvoldoende planning was in andere operationele gebieden, zal de organisatie haar mensen voorbereid hebben om effectief te kunnen reageren in een crisis.

De gebeurtenissen van de afgelopen jaren dienen als een waarschuwing voor gebeurtenissen die komen gaan, en een oproep tot actie voor die organisaties die bereid zijn om uit de staat van ontkenning te komen (het zal hier niet gebeuren, en zelfs als dat het geval is, heeft het absoluut positief gewonnen. gebeurt mij niet) en sta voor het beschermen van hun mensen, hun belanghebbenden en hun toekomst.

Het overleven van een crisis bestaat dus uit vele stappen die al bij de voorbereiding begint. Indien de organisatie opereert met risico gestuurd leiderschap dan is de overlevingskans groter dan een organisatie die overvallen wordt door de crisis. Een goed begin is ook in crisisbeheersing het halve werk.

Ben jij al voorbereid op de volgende Zwarte Zwaan? Heb je hulp hierbij nodig? Aarzel dan niet en neem contact met mij op! 

Als je op de hoogte wilt blijven van meer van deze blogs schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!