Wat is betrokkenheid van stakeholders en waarom is het belangrijk?
In dit blog bespreken we het belang van stakeholders en hun betrokkenheid. Zonder deze goed inzichtelijk te hebben en zonder hun input wordt het behalen van jouw bedrijfsdoelstellingen een stuk moeilijker. In dit blog laten we je zien hoe je op een gestructureerde manier input kan krijgen van stakeholders waar je jouw voordeel mee kan doen tijdens het strategisch proces.
Betrokkenheid stakeholders
Betrokkenheid van stakeholders is een belangrijk proces voor organisaties zodat ze hun stakeholders kunnen:
- luisteren;
- samenwerken;
- informeren (of een combinatie van alle drie)
Dit proces omvat het identificeren, in kaart brengen en prioriteren van stakeholders om de beste tactieken voor effectieve communicatie te bepalen en daarbij de beschikbare middelen optimaal te gebruiken. Dit is de eerste stap van een goed geïmplementeerd risicomanagement proces.
Betrokkenheid van stakeholders helpt organisaties om proactief rekening te houden met de behoeften en wensen van iedereen die een belang heeft in hun organisatie, wat verbindingen, vertrouwen, vertrouwen en betrokkenheid kan bevorderen voor de belangrijkste initiatieven van uw organisatie. Als het goed wordt gedaan, kan stakeholderbetrokkenheid potentiële risico’s en conflicten met stakeholdergroepen verminderen, waaronder onzekerheid, ontevredenheid, verkeerde afstemming, terugtrekking en weerstand tegen verandering.
Strategische planning
Als het gaat om strategische planning, is de betrokkenheid van stakeholders van cruciaal belang. Het is belangrijk dat uw stakeholders begrijpen waarom je bestaat, waar je heen wilt en hoe je daar gaat komen. Bovendien is het essentieel dat uw KEY stakeholders (zie onze stakeholder mapping sectie hieronder) afgestemd zijn op en gekocht worden in de strategische richting van uw organisatie, zodat zij kunnen optreden als een enthousiaste vertegenwoordiger en op die manier jou kunnen helpen jouw missie en visie te realiseren.
Bovendien zullen jouw stakeholders een schat aan relevante kennis en ervaring hebben waarmee uw senior leidinggevende misschien rekening willen houden om uw organisatie te helpen impactvoller, duurzamer en levensvatbaarder te zijn op de lange termijn. Hierdoor kunnen ze hun leiderschapsstijl in kaart brengen.
Wil je alvast meer lezen over organisaties en strategie? klik dan hier.
Wat is een stakeholder?
Stakeholders zijn specifieke groepen mensen (bijvoorbeeld: niet het grote publiek), elk met andere wensen en behoeften vanuit de organisatie. Een stakeholder is iedereen die een belang heeft in uw organisatie, hetzij door belang, invloed of beide. Stakeholders kunnen variëren van aandeelhouders tot personeel, bestuursleden, vrijwilligers, financiers, overheid, klanten en daarbuiten.
Opmerking:
Stakeholders en ‘publiek’ zijn verschillende subgroepen en vereisen verschillende communicatiestrategieën. Hoewel specifieke leden van het publiek stakeholders kunnen zijn, zijn ze dat niet allemaal. Het publiek is zich ofwel niet bewust van uw organisatie, maar kan in dit stadium zowel interesse als invloed missen. Sommige doelgroepen, vooral bewuste doelgroepen, hebben het potentieel om toekomstige stakeholders te worden. Voor de toepassing van dit artikel richten we ons uitsluitend op bestaande stakeholders.
Jouw stakeholders in kaart brengen
Door eerst jouw stakeholdergroepen in kaart te brengen, kan jouw organisatie een plan ontwikkelen om met elke groep in contact te komen op een manier die voor hen het beste werkt. Dit zal uw organisatie helpen om optimaal gebruik te maken van uw middelen door niet te veel te communiceren met groepen die niet hetzelfde niveau van aandacht nodig hebben als uw groep met veel belangstelling en hoge invloed, en door ervoor te zorgen dat u uw hogere belangen en invloedrijke groepen bij grotere diepte. Deze communicatie kan van belang zijn bij diverse projecten en innovatie trajecten van de organisatie.
Groepeer bij het in kaart brengen van jouw stakeholders in een van de vier categorieën:
- Laag belang en lage invloed
Voor stakeholders met weinig belangstelling en weinig invloed zal eenrichtingscommunicatie van essentiële informatie in de meeste gevallen waarschijnlijk voldoende zijn.
- Laag belang en hoge invloed
Deze groep heeft meer invloed dan de laag-laaggroep. Hoewel ze nog steeds weinig interesse hebben in regelmatige communicatie van uw organisatie, is het belangrijk om deze groep regelmatig te controleren, hen op de hoogte te houden van kritische informatie en te anticiperen op eventuele interesses of behoeften.
- Hoog belang en lage invloed
Deze groep is meer geïnteresseerd dan de laag-laaggroep. Hoewel ze misschien niet zo invloedrijk zijn als andere stakeholders, wilt u misschien regelmatige, robuuste communicatie hebben en tweerichtingscommunicatie overwegen met deze zeer geïnteresseerde groep stakeholders.
- Hoog belang en hoge invloed (dit zijn uw BELANGRIJKSTE stakeholders)
Deze groep is zowel geïnteresseerd als invloedrijk en zal meer middelen nodig hebben om effectief mee om te gaan. Dit is uw prioriteitsgroepering van stakeholders die regelmatige, robuuste tweerichtingscommunicatietactieken nodig hebben om deze groep tevreden te houden.
Strategievorming voelt als een jungle? Klik dan hier om meer te lezen.
Omgaan met stakeholders
Opmerking: het in kaart brengen van stakeholders is geen eenmalig proces. Stakeholdergroepen veranderen en evolueren mee met jouw organisatie. Het is belangrijk om jouw stakeholdergroepen te beoordelen en jouw communicatieplannen voor stakeholders regelmatig bij te werken. We raden je aan dit jaarlijks te doen, als onderdeel van uw strategieherzieningsproces.
Interne stakeholders
Bent u op zoek naar uw INTERNE stakeholders
(uw managers, personeel of vrijwilligers)?
Ontvang onze vragenlijst over strategische planning
Stakeholdermanagement voor strategische planning
Voordat je jouw strategisch plan maakt of jouw strategie beoordeelt, raden we u aan uw stakeholdergroepen in kaart te brengen (of opnieuw in kaart te brengen) om uw groeperingen te bepalen. Zodra je jouw belangrijkste stakeholders hebt geïdentificeerd, de groep met veel invloed / hoge interesses, moet je bepalen of je voldoende middelen hebt om regelmatig met hen te communiceren, voorafgaand aan de strategische planning, gedurende het hele proces en tijdens basis achteraf.
Als u niet over de middelen beschikt om met AL uw hoge groep stakeholders in contact te komen, bepaal dan met jouw leiderschapsteam welke de MEEST invloedrijke en MEEST geïnteresseerde zijn. Koppel de lijst aan het aantal specifieke stakeholdergroepen waarmee je effectief kunt deelnemen aan doorlopende tweerichtingscommunicatie.
Je zult nog steeds met de rest van deze stakeholders moeten communiceren, maar je kunt vergelijkbare tactieken gebruiken als bij sommige andere groeperingen van stakeholders die minder intensief zijn dan jouw belangrijkste stakeholders.
Communicatie stakeholders
Zodra je hebt vastgesteld wat jouw belangrijkste stakeholders zijn voor voortdurende tweerichtingscommunicatie (of dit nu de hele lijst is of een beperkte versie), is het tijd om te bepalen hoe je met hen in contact gaat tijdens het planningsproces. U kunt met al deze groepen stakeholders op dezelfde manier communiceren, of je kunt vaststellen dat elke groep andere behoeften heeft.
Hoewel er niet één manier is om dit ‘correct’ te doen, hebben we enkele aanbevelingen en opties samengesteld voor het beheren van uw stakeholdercommunicatie met jouw stakeholdersgroepen met hoge prioriteit tijdens het ontwikkelen en implementeren van jouw strategisch plan:
VOORDAT u met het strategische planningsproces begint
o Enquêtes – deze kunnen worden gebruikt om input te verzamelen van een breed scala aan stakeholders voorafgaand aan uw strategiesessies, zodat jouw leiderschapsteam deze kan overwegen. Deze methode is mogelijk minder arbeidsintensief dan andere communicatiestrategieën in twee richtingen. Hoewel deze methode voor veel stakeholders zal werken, wensen anderen wellicht een uitgebreidere communicatiemethode.
o Town Hall Sessions – deze groepssessies kunnen meerdere stakeholdergroepen tegelijk omvatten, of kunnen geheel gewijd zijn aan één stakeholdergroep, afhankelijk van hun grootte of verschillende behoeften. Deze sessies kunnen virtueel of persoonlijk worden gehouden en bieden de gelegenheid voor een tweerichtingsgesprek tussen de belangrijkste stakeholders en senior leidinggevende voordat ze in het strategische planningsproces duiken. Met deze methode kun je meerdere stakeholders tegelijkertijd betrekken en een gestructureerd, maar organisch gesprek voeren. Hoewel deze methode tijdbesparend is, wensen sommige stakeholders wellicht persoonlijke interactie.
o Interviews – deze kunnen een-op-een of in kleine groepen worden gedaan (binnen een deelverzameling van stakeholders en kunnen virtueel of persoonlijk worden gehouden. Interviews bieden de mogelijkheid voor een gestructureerde en open dialoog zonder de toegevoegde “ruis” van een groepssessie Deze methode zorgt voor een diepgaander gesprek met de belangrijkste stakeholders en biedt de mogelijkheid om echt naar hun perspectieven te luisteren. Hoewel deze methode zeer boeiend is, is het tijdrovend en is het misschien niet praktisch om uit te voeren voor al uw belangrijkste stakeholders.
TIJDENS het strategische planningsproces
o Sessie-deelname – Hoewel het belangrijk is om jouw belangrijkste stakeholders te raadplegen tijdens het strategische planningsproces, raden we niet aan ze allemaal te betrekken bij jouw planningssessies. We raden aan om alleen stakeholders met beslissingsbevoegdheid op te nemen in uw strategiesessies. Dit omvat waarschijnlijk jouw C-suite leiders en senior managementteam (s), en mogelijk ook bestuursleden of middenkader, afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de omvang van uw leiderschapstaken.
o Ontwikkel een communicatieplan – Ook al zullen de rest van jouw stakeholders (in alle vier de kwadranten) geen deel uitmaken van uw strategiesessies om jouw strategisch plan te maken of te herzien, is het van cruciaal belang om een plan op te stellen voor hoe je voortdurend met hen zult communiceren doorlopend. Zoals eerder in dit artikel is aanbevolen, moet jouw plan verschillende tactieken bevatten om verschillende groepen stakeholders te betrekken, afhankelijk van hun interesse en invloed. Het is van het allergrootste belang om prioriteit te geven aan uw belangrijkste stakeholders en ervoor te zorgen dat ze het plan zo vroeg mogelijk begrijpen en erin worden betrokken.
NADAT het plan is ontwikkeld / vernieuwd
o Deel jouw strategisch plan – We raden je aan jouw strategisch plan te delen met al jouw stakeholders, ongeacht in welk kwadrant ze zich bevinden. Voor degenen met een lagere interesse of invloed, kunt je ervoor kiezen om dit hoge niveau te behouden door de visie, missie en waarden bijgewerkt op uw website. Voor degenen die meer hebben geïnvesteerd in het succes van uw plan, jouw belangrijkste stakeholders, wil je ervoor zorgen dat ze een dieper begrip hebben en zijn afgestemd op jouw visie, missie, waarden, strategische prioriteiten en doelen.
o Town hall sessies – Het houden van nog een ronde Town hall-sessies voor uw belangrijkste stakeholders nadat je jouw strategisch plan hebt herzien of opgesteld, is een geweldige manier om afstemming en betrokkenheid te bevorderen. Naast het verspreiden van de informatie die in uw plan is opgenomen, zullen deze sessies zorgen voor extra duidelijkheid en context, en voor stakeholders om meer te begrijpen over hoe je dit plan gaat implementeren en hoe zij zullen bijdragen aan het succes van de organisatie.
ONDERTUSSEN – terwijl het plan wordt uitgevoerd
o Implementeer jouw communicatieplan – Zodra je een communicatieplan hebt ontwikkeld als onderdeel van uw organisatiestrategie, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het wordt geïmplementeerd naast jouw strategisch plan. Stel duidelijke acties, deadlines of intervallen in en zorg ervoor dat een persoon ervoor verantwoordelijk is dat acties worden voltooid.
o Volg proactief de kaart van uw stakeholders en betrek uw stakeholders – Dit is een herinnering dat de betrokkenheid van stakeholders continu en doorlopend is. Zorg ervoor dat u proactief bent en neem contact op met uw stakeholderkaart om ervoor te zorgen dat uw organisatie voortdurend voldoet aan de behoeften van elk van uw stakeholdergroepen, met name de belangrijkste stakeholders met prioriteit. Doorlopende tactieken kunnen zijn: nieuwsbrieven, posts op sociale media, website-updates, driemaandelijkse gemeentehuis-sessies, telefoontjes, sitebezoeken, onder andere.
Bent u op zoek naar training voor stakeholderbetrokkenheid voor uw team?
Lees meer over onze zakelijke trainingsworkshops.
Of werk samen met een facilitator om een plan voor stakeholderbetrokkenheid te ontwikkelen als onderdeel van het strategische planningsproces:
Bekijk faciliterende opties
